Die Zollprüfung kommt?? Das sollten Onlinehändler wissen – Teil 1

Es ist vielen Onlinehändlern nicht bewusst, dass Zollprüfungen nicht nur an der Grenze stattfinden, sondern auch im Unternehmen durchgeführt werden können. Ähnlich wie Betriebsprüfungen des Finanzamtes dienen Zollprüfungen dazu, mögliche Verstöße gegen Zollvorschriften aufzudecken. Eine Zollprüfung wird in der Regel nach einem Anruf bei der Geschäftsführung des zu prüfenden Unternehmens vereinbart.

Die Korrektheit der Verzollung kann nicht allein an der Grenze festgestellt werden, da der Zollbeamte dort nicht die Möglichkeit hat, die Finanzbuchhaltung zu prüfen. Es ist daher ratsam, sich auf eine mögliche Zollprüfung vorzubereiten und sicherzustellen, dass alle Unterlagen ordnungsgemäß geführt und aufbewahrt werden. Eine sorgfältige Vorbereitung kann dazu beitragen, unangenehme Überraschungen im Zuge einer Zollprüfung zu vermeiden.

Die größten Risiken

Eine zollkonforme Buchhaltung und die Bestimmung der richtigen Zolltarifnummern stellen die größten Probleme für Onlinehändler dar. In den folgenden Beiträgen erfahren Sie, wie Sie sich bestmöglich auf eine Zollprüfung vorbereiten können, um Auseinandersetzungen mit dem Zoll zu vermeiden. Es ist wichtig zu beachten, dass der Zeitpunkt einer Zollprüfung von verschiedenen Faktoren abhängt und nicht allein von der Zollperformance des Unternehmens in den letzten Jahren. Auch Warenkategorien, interne Beanstandungen, Lieferanten und Lieferländer spielen eine Rolle. Zölle und Einfuhrabgaben haben den Zweck, faire Marktbedingungen für alle zu schaffen. Je größer das weltweite Marktungleichgewicht, desto höher sind die Zollabgaben und die Eintrittshürden für ausländische Produkte.

Wie beginnt eine Zollprüfung und wie lange dauert sie?

Zollprüfungen können sich bis zu drei Jahre in die Vergangenheit erstrecken. Der genaue zu prüfende Zeitraum wird auf der Prüfungsanordnung angegeben, die das Unternehmen vor der anstehenden Prüfung vom Hauptzollamt erhält. Eine Ausdehnung oder Änderung des Zeitraums ist möglich, wenn das Unternehmen dem zustimmt. Es ist wichtig zu verstehen, dass eine strafbefreiende Selbstanzeige nicht mehr möglich ist, sobald das Unternehmen die Prüfungsanordnung erhalten hat.

Die Zollprüfung startet üblicherweise mit einer Prüfungsanordnung gemäß § 196 ff. AO. Diese enthält wichtige Informationen, wie das anordnende Hauptzollamt, den Namen des Prüfers, die Rechtsgrundlagen für die Prüfung, die Anschrift deines Unternehmens, den Prüfungsumfang, den zu prüfenden Zeitraum sowie eine Rechtsbehelfsbelehrung gemäß § 356 AO.

Die Dauer der Zollprüfung ist in der Regel mehrwöchig und hängt davon ab, wie gut dein Importprozess optimiert ist und ob es viele Zollrisiken gibt. Die Prüfung findet grundsätzlich am Ort der Hauptbuchhaltung statt, der in der Regel am Geschäftssitz des Unternehmens liegt. Wenn die Buchhaltung an einen Steuerberater ausgelagert ist, kann die Prüfung auch in dessen Räumlichkeiten stattfinden. Eine gute Vorbereitung kann sich auf die Dauer der Prüfung positiv auswirken.

Optimal auf eine Zollprüfung vorbereiten

Bevor die Zollprüfung beginnt, wird der Prüfer mit dir Kontakt aufnehmen, um einen Termin für das Kick-off Meeting zu vereinbaren. Falls es Gründe gibt, die gegen den vorgeschlagenen Termin sprechen, kann dieser verschoben werden (§ 197 Abs. 2 AO). In der Praxis stellt die Terminabstimmung jedoch selten ein Problem dar.

Folgende Dokumente helfen dem Prüfer, einen ersten Einblick in dein Unternehmen zu bekommen. Es ist empfehlenswert, diese Unterlagen für das einführende Gespräch bereitzuhalten:

1. Daten der Finanzbuchhaltung der letzten drei Geschäftsjahre im GoBD-Format auf einem Datenträger, sofern verfügbar (z.B. durch den Steuerberater)
2. Summen- und Saldenlisten der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (falls vereinbart, auch ein nur lesender Zugriff auf dein Finanzbuchhaltungssystem)
3. Jahresabschlüsse der letzten zwei Geschäftsjahre
4. Liste mit Ansprechpartnern aus dem Einkauf, der Finanzbuchhaltung und der Geschäftsführung
5. Förmliche Präferenzpapiere wie Warenverkehrsbescheinigungen EUR.1 im Original.

Zusammenfassung

Im ersten Teil dieses Artikels hast du gelernt, dass Zollprüfungen nachträglich stattfinden und wie der Zoll prüft. Außerdem haben wir besprochen, wie du dich auf das einführende Gespräch mit dem Zoll vorbereiten kannst. Im zweiten Teil werden wir uns damit beschäftigen, wie du deine Unterlagen zur Zollprüfung optimal vorbereitest und welche Rechte und Pflichten auf dich zukommen. Wir werden außerdem einen aktuellen Fall aus unserer Praxis besprechen, um zu zeigen, welche Auswirkungen unrichtige Zölle auf dein Unternehmen haben können.