Herzlich willkommen zurück zum zweiten Teil! Im vorherigen Abschnitt hast du erfahren, dass Zollprüfungen auch nachträglich stattfinden können. Das bedeutet, dass das Zollrisiko weiterhin besteht, selbst wenn die Ware bereits verzollt wurde. Daher ist es wichtig, sich bestmöglich auf die erste Zollprüfung vorzubereiten, um nachträgliche Probleme mit dem Zoll zu vermeiden.
Wie bereitet man sich vor? Eine optimale Vorbereitung auf die Zollprüfung beinhaltet auch die Aufbereitung der Unterlagen. Am besten erfolgt dies digital, denn während einer laufenden Zollprüfung profitieren Unternehmen, deren Dokumentenablage bereits elektronisch ist. Dadurch wird die Prüfungszeit erheblich verkürzt und deine Zeit- und Personalressourcen werden geschont. Durch die Verknüpfung des elektronischen Archivs mit dem Finanzbuchhaltungssystem kann der Zollprüfer auch einen lesenden Zugriff auf euer System erhalten.
Beginn der Zollprüfung Die Prüfung selbst wird sich an den üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten orientieren. Das einführende Gespräch dient dazu, den groben Ablauf der Prüfung zu erklären und erste Fragen zu klären. Es empfiehlt sich, dass Verantwortliche aus verschiedenen Abteilungen wie Finanzbuchhaltung, Einkauf, Warenwirtschaft, Geschäftsführung und die für Zollangelegenheiten zuständigen Personen an diesem Gespräch teilnehmen.
Um sich einen Eindruck von einer Zollprüfung zu verschaffen, können im Vorfeld Fragen gestellt werden, die während des Gesprächs aufkommen könnten. Diese Fragen betreffen beispielsweise Zuständigkeiten für Zollangelegenheiten und Lieferverträge.
Gemäß § 200 Abs. 3 AO wird der Prüfer die Prüfung entsprechend deiner üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten durchführen. Während dieser Zeit wird er sich auf die Prüfung konzentrieren und sie gewissenhaft ausführen.
Das einführende Gespräch markiert den Beginn deiner Zollprüfung und dient als Auftaktmeeting. In diesem Gespräch wird der Ablauf der Prüfung grob erläutert und erste Fragen können gestellt werden. Es empfiehlt sich, dass die Verantwortlichen der Abteilungen Finanzbuchhaltung, Einkauf, Warenwirtschaft sowie die Geschäftsführung und die mit den Zollangelegenheiten betrauten Personen daran teilnehmen.
Wenn du dich einer Zollprüfung unterziehen musst, gibt es wichtige Rechte und Pflichten, die du im Vorfeld kennen solltest. Im Folgenden findest du eine Zusammenfassung der wichtigsten Punkte:
Rechte:
- Du hast das Recht, gegen die Prüfungsanordnung Einspruch einzulegen (Art. 44 Abs. 1 UZK und § 347 Abs. 1 AO).
- Du musst über die Einleitung eines eventuellen Straf- oder Bußgeldverfahrens informiert werden (§ 397 Abs. 3 AO).
- Du kannst einen Antrag auf Übersendung des Prüfungsberichts vor der Auswertung stellen (§ 202 Abs. 2 AO).
Pflichten:
- Du musst bei der Prüfung mitwirken, indem du Unterlagen vorlegst, Auskünfte erteilst und den Zugriff auf Daten ermöglicht (Art. 48, Art. 15, Art. 51 Abs. 1 UZK und § 147 Abs. 3 und § 200 Abs. 1 AO).
- Du musst dem Prüfer kostenlos einen Arbeitsplatz und Hilfsmittel zur Verfügung stellen.
- Du musst die Daten lesbar machen (§ 147 Abs. 5 AO).
- Du musst dem Prüfer den elektronischen Datenzugriff ermöglichen (§ 147 Abs. 6 AO).
Während der Prüfung unterrichtet dich in der Regel der Prüfer über den Sachstand laufend. Bei normal verlaufenden Prüfungen dauert der Prozess etwa 2 Wochen, jedoch kann dies je nach Feststellungen deutlich variieren.
Es kommt häufig vor, dass Unternehmen über mehrere Jahre hinweg unrichtige Zölle zahlen, ohne es selbst zu bemerken. Ein aktuelles Beispiel aus unserer Praxis zeigt, dass falsche Klassifizierungen von importierten Waren zu finanziellen Konsequenzen führen können. In diesem Fall ging es um Hängematten aus Baumwolle, die als Möbelstücke angemeldet wurden und einem Zollsatz von 0% unterlagen. Vom Zoll wurden diese Hängematten jedoch als Campingausrüstung eingestuft, wodurch ein Zollsatz von 12% galt.
Das Unternehmen musste daraufhin 90.000 € an Nachzahlungen leisten und es wurden weitere Straf- und Bußgelder fällig. Die Kalkulation war damit natürlich über den Haufen geworfen.
Es ist wichtig, potenzielle Zollrisiken frühzeitig zu erkennen und zu minimieren, um unangenehme Konsequenzen zu vermeiden. Wenn du hierbei Unterstützung benötigst, melde dich gerne unter www.zollcoaching.de bei uns.
